Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì?
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.
Ví dụ:
Các toán tử trong công thức
Thứ tự ưu tiên của các toán tử
Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.
Minh họa dùng tham chiếu trong hàm
Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức. Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 B5. Chọn DongTien và nhấn OK B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + B7. Nhấp chuột vào ô B2 B8. Nhấn phím Enter
Chèn tên vùng vào công thức
Hộp thoại Insert Function
Tham chiếu trong công thức Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau: *Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 *Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ$A$5:$B$7, $C$4 *Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.
Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối
B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán. B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15.
Lưu ý: *Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng * Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ‘ *Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
Ví dụ:=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4=A2*'[Bai tap 2.xlsx]Sheet3′!A4 Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ‘=A2*’C:Tai lieu[Bai tap 2.xlsx]Sheet3′!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở=A2*’\DataServerExcel[Bai tap 2.xlsx]Sheet3′!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thông dụng
Các thao tác cơ bản trên Word 2010
Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn làm một số thao tác cơ bản trên Word 2010.
Các mẫu lựa chọn thường dùng gồm có:
Sample templates : Mở một trang mới dựa vào mẫu có sẵn, Word cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu có sẵn để bạn lựa chọn.
My templates : Chọn mẫu do chính bạn thiết kế, ví dụ như bạn làm sẵn một lá đơn xin việc rồi lưu vào My templates, khi cần sử dụng bạn chỉ cần mở lên và điền thông tin vì những định dạng bạn đã lưu vào mẫu rồi.
+ Lưu ý: Khi mở một văn bản nhiều khi bạn gặp trường hợp mở trong Protected View, chế độ này giúp bạn chỉ xem mà không thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa.
Việc lưu văn bản thường xuyên sẽ giúp bạn tránh được tình trạng mất điện đột ngột hoặc treo máy làm mất dữ liệu của bạn. Để thực hiện lưu văn bản có các cách sau:
Một tính năng rất hay mà Word 2010 cung cấp cho bạn là chức năng tự lưu file phục hồi ( Autorecovery ) sau khoản thời gian cài đặt sẵn. Khi gặp sự cố bất ngờ thì bạn có thể phục hồi được trạng thái trước đó, như vậy sẽ đỡ tốn công bạn phải gõ lại. Để thực hiện chức năng này, hãy chọn File → Options → Chọn thẻ Save → Chọn các giá trị cần thiết như trên hình → Ok.
Một số thủ thuật trong Word 2010
4. ĐÁNH SỐ VÀ TẠO MỤC LỤC CHO HÌNH, BẢNG BIỂU
Khi văn bản chứa nhiều hình, bản biểu thì việc đánh số thủ công sẽ rất tốn thời gian, nhất là khi có sự sự điều chỉnh. Vậy sao bạn không thực hiện việc đánh số tự động để nâng cao hiệu quả công việc. Cách làm khá đơn giản, đầu tiên bạn bấm chọn bảng hay hình sẽ đánh số rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Caption.
Ở đây, chúng tôi thực hiện trên Microsoft Office 2010, nếu dùng Microsoft Office 2007 hay cũ hơn thì sẽ có một chút sai khác, bạn hãy dùng các lựa chọn tương đương để làm.
Tiếp theo, bạn vào Save rồi tại Default file location bạn bấm Browse để chọn thư mục bạn thường xuyên làm việc nhất. Để tránh các sự cố đáng tiếc thì thư mục này không nên đặt ở ổ đĩa cài đặt Windows (thông thường là ổ C:). Save files in this format là nơi bạn có thể thay đổi định dạng mặc định Word 97-2003 Document (*.doc) để lưu tập tin thay cho .docx. Tuy nhiên, chỉ khi thường xuyên đọc tập tin trên các máy tính không cài đặt Microsoft Office 2007/2010 thì bạn mới đổi vì ở định dạng này một số tính năng sẽ bị vô hiệu hóa.
Cách chọn khổ giấy trong word mẹo nhỏ cực nhanh
Cách khắc phục file word bị hỏng đơn giản nhất
Hướng dẫn làm Header and Footer trong Word
Cách chọn in 2 mặt trong Excel nhanh chóng và đơn giản nhất
Cách xử lý các lỗi trong word đơn giản nhất
(St)