Chương 2: CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH
8. Tách bảng tính Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Split. Sau đó để tách chọn Window/Remove Split Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Freeze Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window/Unfreeze Panes 9. Ẩn và hiện lại 1 bảng tính Chọn Format/Sheet/Hide để ẩn bảng tính Để hiện lại bảng tính Format/Sheet/Unhide 10. Bảo vệ bảng tính Để những thiết lập bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng , cần bảo vệ bảng tính. Cách làm như sau; – Tool/Protection – Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính. – Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Passwork, 2 lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường. – Để bỏ tình trạng bảo vệ; chọn Tool/Protection/Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập nhật được bảng tính. 11. Chọn nhiều bảng tính a. Liền kề: nháy chuột vào thẻ tên đầu. giữ Shift trong khi nhay chuột vào thẻ cuối b. Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt nhay chuột vào các thẻ tên c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào: giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đó.
CHƯƠNG 3: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1. Các Kiểu dữ liệu: Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau: a. Dạng chuổi (Text) – Bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z – Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v…v khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá tính toán. – Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô b. Dạng số (Number) Bắt đầu bởi: – Các số từ 0 đến 9 – Các dấu +, -, (, *, $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows). – Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô
c. Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Trong một số trường hợp ta có một số kết quả như sau: Kết quả Nguyên nhân ##### Cột quá hẹp #Div/0! Chia cho O #NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả) #N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng)
– Chọn miền liên tục B2:C3 – Ấn giữ phím Ctrl và chọn miền liên tục E4:G7 – Giữ nguyên phím Ctrl và chọn miền liên tục C9:F11
Chọn Tác dụng Shift Cells Right đầy các ô được chọn sang phải Shift Cells Left đẩy các ô được chọn xuống dưới Ok hoặc Enter thực hiện lênh c. Xoá cột, hàng, ô P Cột: – Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,…) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu – Chọn Edit, Delete P Hàng – Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1,2,…) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu – Chọn Edit/Delete P Ô – Chọn khối là các ô cần xoá – chọn Edit/Delete. Xuất hiện hộp thoại Delete
Chọn Tác dụng Shift Cells Left Chuyển dữ liệu của các ô bên phải sang vùng bị xoá Shift Cells Up chuyển dữ liệu của các ô phía dưới lên vùng bị xóa Entire Row Xoá toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn Entire Column Xoá toàn bộ các cột chứa vùng được chọn
Ok hoặc Enter Thực hiện lệnh
d. Chuyển hàng thành cột và ngược lại Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:F3, ta làm như sau:
– Chọn các ô muốn cho đổi chổ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6) – Chọn biểu tượng Copy hoặc Ctrl+C – Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đầu (C3) – [Menu tắt] hoặc chọn mục Edit, past special, đánh dấu chọn ô Transpose – OK Lưu ý: miền nguồn và miền dán không được giao nhau (không được có ô chung). Số lượng ô tại miền nguồn phải bằng số lượng ô tai miền dán. e. Ẩn/ hiện cột hàng Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính nhất là các bảng tính lớn người ta thường cho ẩn các cột (hoặc hàng) không cần thiết. Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại. Cách làm như sau: – Chọn các cột (hoặc các hàng) cần ẩn đi. – Chọn Format, Column (hoặc Row) – Chọn Hide Tại vị trí các cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc (hoặc ngang) đậm, các cột hoặc hàng bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dụng để tính toán). Để cho chúng hiện trở lại, ta làm như sau: – Chọn các cột hoặc các hàng liền kề với chúng. Ví dụ cần cho các cột C,D,E hiện trở lại ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng: B, C. Cần cho các hàng 4,5,6 hiện trờ lại ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng 3,7 – Chọn Format, Column hoặc Row, Unhide. f. Cố định cột, hàng tiêu đề Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu để cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột trái nhất rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu , cách làm như sau: – Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định. Ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ cần cố định các cột A, B và các hàng 1,2 ta đưa con trỏ về ô C3 – Chọn Window, Freeze Pane. Tại ô chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang – Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, chọn Window, Unfreeze Pane 7. Định dạng dữ liệu a. Định dạng ký tự: tương tự như trong Word b. Định dạng số: chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh định dạng Số Dùng biểu tượng Đổi thành 123 Currency Style ( Điền dấu tiền tệ) $123.000 123456 CommStyle (Dấu tách nghìn, triệu, tỷ) 123,456.00 0.156 PercentStyle (Nhân với 100 và điền dấu %) 15.6% 12.346 Increase decimal (lấy thêm 1 số thập phân) 12.3460 12.346 Decrease Decimal (giảm đi 1 số thập phân) 12.35 Trong các ví dụ trên, các thông số quốc tế (dấu tiền tệ, dấu tách nghìn, triệu, tỷ; dấu thập phân) là kiểu Mỹ (ngầm định). Có thể đặt lại các thông số này cho phù hợp.. Để ẩn (che đi) các số không (0) – Chọn các ô cần thiết – Chọn Format Cells – Chọn Number – Trong ô Code gõ vào 0;0; – Ok c. Canh biên (dóng hàng) – Chọn vùng dữ liệu cần canh biên – Format/cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cell – Chọn Aligument. Các thông số trong ô bao gồm + Horizontal: theo chiều ngang
o General: ký tự được căn về bên trái, số được căn sang phải, các giá trị logic và lỗi được căn vào giữa o Left, Center, Right: căn sang trái, vào giữa, sang phải o Fill : tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ 1 nhóm ký tự sau đó chọn mục này, Excel sẽ điền đầy miền bằng nhóm này) o Justiffy: cân thẳng 2 bên. Trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trog nó, Excel tự động tăng chiều cao của hàng. o Center Across: căn vào giứa miền đã chọn (tương tự việc chọn biểu tượng ) + Orientation: hướng phân bố + Wrap Text: nếu chọn sẽ cho xuống dòng trong các ô khi nội dung vượt quá chiều ngang ô (như cột trung bình) d. Kẻ khung – Chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung – Dùng chuột: + Chọn biểu tượg Border + Chọn tiếp loai đường kẻ cần thiết – Dùng Menu + Chọn Format, Cells, Boders + Chọn tiếp đường cần kẻ trong khung Border
Outline : viền xung quanh khối ô Left, Right, Top, Bottom : viền trái, phải, trên, dưới mỗi ô Color : màu của đường kẻ + Chọn kiểu đường kẻ trong khung Style e. Tô màu – Format, Cell, Patterns – Chọn Color để đặt màu tô f. Đinh dạng tự động Excel có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng. Các bước như sau: – Chọn vùng dữ liệu cần định dạnh – Format, AutoFormat – Chọn kiểu tạo khuôn trong danh sách Table Format – Nút Option cho phép thực hiện việc tạo khuôn tự động hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định. 8. Đặt tên cho ô Đặt tên cho ô hay nhóm ô có tác dụng sau: – Tên dễ đọc, dễ nhớ. – Khi ta gán tên có thể tham chiếu tới ô hay nhóm ô bằng tên. – Việc chuyển về một ô (hay miền) đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện. a. Đặt tên cho ô hay nhóm ô bằng tay Sau khi chọn ô hay nhóm ô cần đặt tên làm theo một trong hai cách sau: – Cách 1: + Nháy chuột tại của hộp Tên trên thanh công thức, địa chỉ của ô đổi sang màu xanh. + Xoá địa chỉ đó đi, gõ vào tên rồi ấn – Cách 2: + Chọn mục Insert, Name, Define (hoặc ấn Ctrl+F3) + Trong khung Name in Workbook gõ vào tên cho ô hay nhóm ô + OK
b. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) Các bước như sau: – Chọn ô hay nhóm ô cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng – Chọn Insert, Name, Create (hoặc Ctrl+Shift+F3) – Ý nghĩa các mục trong hộp Create Năm như sau + TopRow: Lấy ô ở hàng đầu (của khối đã chọn) làm tên. + Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối (của khối đã chọn) làm tên + Left Column: lấy ô ở cột bên trái (của khối đã chọn) làm tên + Right Column: lấy ô ở cột bên phải (của khối đã chọn) làm tên – OK c. Dán tên vào công thức Khi nhập hay sửa công thức, thay vì điền vào địa chỉ của ô (hay miền) đã được đặt tên ta – Ấn F3 (hoặc nháy chuột tại của hộp tên trên thanh công thức, hoặc chọn mục Insert, Name, Paste) – Chọn tên cần thiết từ danh sách rồi OK d. Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên Có thể đưa con trỏ về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên bằng một trong hai cách sau:Cách 1: nháy chuột tại của hộp tên trên thanh công thức và chọn tên cần thiết từ danh dách (hoặc gõ địa chỉ của ô)Cách 2: Ấn F5. Chọn tên cần thiết từ danh sách.OK Đây cũng là phương pháp kiểm tra xem Tên đã được đạt cho một ô hay miền nào. e. Xoá tên – Chọn Insert, Name, Define – Chọn tên cần xoá từ danh sách – Chọn delete – Chọn OK hoặc Close f. Chú ý – Nếu muốn lấy tên của nhóm ô này để đặt cho nhóm ô khác, trước hết phải xoá tên đó đi 9. Ghi chú cho ô Có thể thêm phần ghi chú cho từng ô riêng rẻ. Nhưng ghi chú này giúp ta giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn
a. Tạo ghi chú – Về ô cần tạo ghi chú – Mở hộp thoại CellNote theo một trong hai cách sau: + Cách 1: Shift+F2 + Cách 2: Chọn mục Insert/ Note – Gõ vào lời ghi chú trong khung TextNote – OK để đóng hộp thoại Một chấm vuông màu đỏ ở góc phải trên của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú. Nếu không thấy chấm vuông này hãy làm như sau: – Tools/Options/View – Đánh dấu chọn vào ô Note Indicator b. Xem/ Sửa. Xoá các ghi chú – Nếu cần xem ghi chú của một ô: chỉ việc rà chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú xuất hiện. Để tắt khung này: rà chuột sang ô khác – Để sửa hay xoá một ghi chú: mở hộp thoại Note In Sheet – Tiến hành sửa nội dung của ghi chú trong khung Text Note. Để xóa ghi chú chọn Delete 10 Bảo vệ ô Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác vv hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách làm như sau: – Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ – Chọn mục Format/Cells/Protection – Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào + Locked : để khoá không cho sửa đổi + Hidden: để che dấu công thức – OK Sau đó cần phải bảo vệ bảng tính thì những thiết lập trên mới có tác dụng (xem phần bảo vệ bảng tính)
Chương IV. HÀM TRONG EXCEL
Hàm được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi. Excel có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm 1. Quy tắc sử dụng hàm – Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM (Các tham biến). Ví dụ TODAY() : cho kết quả là ngày hiện tại trong máy (hàm không tham biến) LEN (“Excel 5.0”) : cho kết quả độ dài của chuỗi là 9 (hàm 1 tham chiếu) AVERAGE (A1,B5,D8): cho kết quả là trung bình cộng các số trong các ô A1, B5, D5 (hàm nhiều tham biến) – Tên hàm có thể viết thường hay hoa hoặc vừa viết thường vừa biết hoa đều được – Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu () và cách nhau bởi dấu phẩy, chấm phẩy hoặc một dấu ngăn cách nào khác tuỳ theo cách đặt các thông số quốc tế. Trong 1 hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự – Trong hàm không được có dấu cách – Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính. Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàn khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu = trước tên hàm đó. Ví dụ: các ô A1, B1 chứa các số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức =SQRT (SUM(A1^2,B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền Ở đây, SQRT là hàm khai căn bậc 2, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu = vì nó được dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT 2. Nhập hàm vào bảng tính Có 3 cách nhập hàm vào bảng tính: – Gõ vào từ bàn phím – Dùng biểu tượng (Function Winzard) – Dùng menu Để nhập hàm: đưa con trỏ ô về ô cần thiết rồi chọn một trong các cách sau: a. Gõ từ bàn phím – Gõ dấu = – Gõ vào tên hàm, dấu (, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu) b. Dùng biểu tượng Function Winzard. Các bước như sau:Bước 1 – Chọn biểu tượng trên thanh công cụ. Xuất hiện hộp thoại Function Winzard như sau Ý nghĩa của các nhóm hàm trong khung Function Category như sau: – Most Recently Used : các hàm sử dụng gần đây nhất – All : Tất cả các hàm – Financial : hàm tài chính – Date & Time : Hàm Ngày và Giờ – Math & Trig : Hàm toán và lượng giác – Statistical : Hàm thống kê – Lookup & Reference : hàm tìm kiếm và tham chiếu – Database : hàm cơ sở dữ liệu – Text : hàm xử lý ký tự – Logical : hàm Logic – Information : các hàm thông tin về ô, về bảng tính vvBước 2 :Chọn nhóm hàm trong khung Function Category. Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Excel sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function Name.Bước 3: chọn nhóm hàm trong khung Function NameBước 4: chọn OK. Xuất hiện hộp thoại Function WinZard liệt kê công dụng, khung các tham biến cần nhập, khung chứa giá trị kết quả của hàm. Điền các tham biến của hàm bằng cách ấn nút chuột vào khung cần thiết, sau đó nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu.Bước 5: Chọn OK. Excel tắt hộp thoại và ghi kết quả của hàm vào ô Lưu ý: khi con trỏ ô ở tại ô đang chưa hàm, nếu chọn Function Winzard Excel sẽ chuyển sang việc chỉnh sửa hàm c. Dùng menu – Chọn mục Insert, Function. Xuất hiện hộp thoại Function Winzard – Các bước còn lại giống như khi chọn biểu tượng 3. Một số hàm thường dùng 3.1 Hàm ngày tháng a. DATE (year, month, day) Chỉ ra ngày dạn số ứng với ngày tháng năm Ví dụ: =DATE(05, 09, 09) trả về 09-09-2005 b. DAY (date) Số ngày trong tháng của biến ngày tháng date Ví dụ: = DAY (09-09-2005) trả về 09 c. MONTH (date) Số tháng trong năm của biến ngày tháng date Ví dụ: = MONTH (09-09-2005) trả về 09 d. TIME (hour, minute, second) Chỉ ra thời gian dạng số Ví dụ: =TIME (19,5,14) trả về 19:05:14 hoặc 7:05 PM e. WEEKDAY (date) Chỉ ra số thứ tự của ngày trong tuần của biến ngày tháng date (thứ hai là ngày thứ 1, thứ Ba là ngày thứ 2,.., chủ nhật là ngày thứ 7)
f. YEAR(date): số năm của biến ngày tháng date 3.2 Hàm ký tự a. EXACT (text1, text2) Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi Text1, Text2 có giống hệt nhay nhay không b. FIND (find_text,text, atnum) Vị trí của chuỗi con Find_text trong chuỗi lớn Text bắt đầu từ vị trí atmun, nếu bỏ qua atnum nó được cho bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA và THƯỜNG c. FIXED (number, decimal, no_commas) Chuyển số number thành chuỗi dạng cố định với decimal số thập phân. Nếu không ghi decimal sẽ cho 2 số thập phân. Nếu no_commas là FALSE (hoặc không ghi), chuỗi in ra sẽ có dấu ngân cách nghìn triệu d. LEFT (text, number) Lấy number ký tự bên trái của text e. LEN (text) Độ dài của chuổi ký tự text f. LOWER (text) Chuyển text thành chữ thường g. MID (text, numstart, numchar) Trả lại numchar ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart h. PROPER(text) Chuyển các chữ cái đầu của text thành chữ viết hoa Nếu text là tiếng việt hàm này sẽ cho kết sai i. REPLACE (oldtext, numstart, numchar, newtext) Thay newtext vào oldtext bắt đầu từ vị trí numstart và có độ dài numchar j. REPT(text,number) Lập lại text liên tiếp number lần k. RIGHT (text, number) Lấy number ký tự bên phải của text l. SEARCH (find_text, text, atnum) Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ hoa hay thường m. SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance) Thay thế newtext vào vị trid oldtext trong text ở lần xuất hiện Instance (nếu không có đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí) Ví dụ: = SUBSTITUDE (“Hãy xem xem”,”xem”,”nhìn”,1) trả vể Hãy nhìn xem =SUBSTITUDE((“Hãy xem xem”,”xem”,”đây”,2) trả về Hãy xem đây n. TRIM (text) Cắt bỏ các ký tự trống vô nghĩa trong text o. UPPER (text) Chuyển text thành chữ in hoa toàn bộ p. VALUE (text) Chuyển text sang số
– COUNTA (Addr): tính số các ô không rỗng trong vùng Addr Ví dụ: =COUTA (A1:E5) trả về 23 (có 2 ô rỗng là A5 và D5) – MAX (num1,num2,…) giá trị lớn nhất của các số num1, num2,… – MIN (num1, num2,…) giá trị nhỏ nhất của các số num1, num2,… – RANK (số, danh sách, tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuổi các số trong danh sách, tức là xem số đó đứng thứ mấy trong chuỗi số + Sắp xếp giảm dần nếu không có tuỳ chọn hoặc tuỳ chọn bằng 0 + Sắp xếp tăng dần nếu tuỳ chọn là một số lớn hơn 0 + địa chỉ của danh sách phải là tuyệt đối
3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu a. VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup). – Lookup_value : giá trị đươc tìm kiếm trên cột bên trái của Table_array. – Table_array : vùng tìm kiếm hay còn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nên đặt tên cho vùng này – Col_index_num : số thứ tự cột trong table_array, nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về – Range_lookup : giá trị logic xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng, nếu là o TRUE hay 1: Cột đầu tiên phải được sắp xếp tăng dần (khi đó có thể bỏ qua tham số thứ 4 này). Khi không thấy sẽ lấy kết quả gần đúng vì thế còn gọi là dò tìm không chính xác o FALSE hay 0 : cột đầu tiên không sắp xếp. Tính chính xác, trả về #N/A nếu không thấy – Ví dụ : bảng sau là kết quả thi của học sinh, dựa vào thang điểm Trung bình hãy xếp loai học sinh theo thang điểm Để dùng hàm VLOOKUP ta thự hiện các bước sau: o Trong miền C15:D19 gõ vào thang điểm trên dưới dạng cột. Vì đây là cách dò tìm không chính xác (trong một khoảng) nên ta chỉ gõ vào cận dưới (theo chiều tăng)của mỗi loại. Như vậy: § Lookup_value: là E3 điểm trung bình của học sinh thứ nhất § Table_array : là miền $C$1:$D$19 (miền địa chỉ tuyệt đối không đưa hàng tiêu đề C14:D4 vào) c § Col_index_num : là 2 vì cần lấy giá trị của cột Loại, cột này có số thứ tự là hai trong miền $C$14:D$19 o Tại ô G3 gõ vào công thức = VLOOKUP (E3, $C$14:D$19 ,2) ta nhận được Trung bình o Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn lại b. HLOOKUP (lookup_value, table_ array,row_index_num, range_lookup) Hàm này hoạt động giống hàm VLOOKUP, điểm khác là – Lookup-value: giá trị được tìm kiếm trên hàng dầu tiên của Table_array – Table_array: vùng tìm kiếm viết thành hàng – Row_index_num : số thứ tự hàng trong table_array, nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị về Ví dụ: để thực hiện việc xếp loại cho học sinh ở ví dụ trên ta thực hiện như sau o Trong miền A21:F22 ta gõ vào thang điểm ở ví dụ trên dưới dạng hàng, chú ý gõ vào cận dưới (theo chiều tăng) của mỗi loại. Như vậy: § Lookup-value: là E3 (điểm trung bình của học sinh thứ 1) § Table_array : là miền $B$21:$F$22 § Row_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của hàng Loại, hàng này có số thứ tự là 2 trong miền B21:F22 o Tại ô F3 điền vào công thức = HLOOKUP (E3, $B$21:$F$22,2) ta nhận được Trung bình o Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn lại