Mẫu công văn thông báo thông dụng nhất

Công văn thông báo được quy định chi tiết tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, người dùng mẫu thông báo cần tuân thủ Nghị định về mặt hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của công văn thông báo.

1. Công văn thông báo là gì?

Công văn thông báo là văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt thông tin về các sự kiện, quyết định, chỉ thị hoặc một nội dung nào đó của cá nhân hay tổ chức đến các đối tượng có liên quan để biết và thực thi. Mẫu công văn thông báo có thể được sử dụng dưới nhiều hình thức tuỳ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp hoặc tại cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Khi soạn thảo mẫu thông báo, cần trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý để có tác phong làm việc chuyên nghiệp và người đọc tiếp cận thông tin một cách chính xác nhất. Lưu ý, công văn mẫu thông báo không được thay thế các văn bản pháp luật.

Xem thêm các mẫu công văn, mẫu hợp đồng:

• Mẫu công văn đề nghị
• Mẫu biên bản hủy hợp đồng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng
• Mẫu gia hạn hợp đồng thuê
• Mẫu thông báo tăng giá thuê
• Mẫu đề nghị giảm giá thuê
• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

2. Cấu trúc của một công văn thông báo chuẩn

Mẫu thông báo không phải là văn bản pháp luật nhưng vẫn cần được soạn thảo theo đúng cấu trúc chuẩn được pháp luật quy định. Theo đó, công văn thông báo cần bao gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ
• Tên công ty, logo, thông tin liên hệ
• Số và ngày công văn
• Tên và địa chỉ người nhận
• Tiêu đề công văn
• Lời chào
• Nội dung thông báo
• Nêu rõ mục đích của công văn
• Trình bày thông tin cần thông báo
• (Nếu cần) Đề xuất hoặc yêu cầu hành động
• Lời cảm ơn và lời chào kết
• Chữ ký và họ tên người gửi
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận

3. Các mẫu công văn thông báo thông dụng

Công văn thông báo được sử dụng trong rất nhiều trường hợp như liên quan đến hợp đồng, điều lệ công ty hoặc thông báo thông thường không mang tính bắt buộc. Sau đâu là những mẫu công văn được sử dụng phổ biến.

3.1 Mẫu văn bản thông báo chung

Mẫu văn bản thông báo chung được hiểu là dạng văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt thông tin đến một nhóm đối tượng rộng lớn, có thể là toàn bộ nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc cộng đồng. Được sử dụng chủ yếu trong các trường hợp như thông báo về sự kiện, về sự thay đổi, tình hình hoạt động, sự kiện bất thường,….

Ví dụ mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

….., ngày …. tháng …. năm ……

THÔNG BÁO

Về ….. (1)

Kính gửi:….(2)

Căn cứ ………. (3)…….

Căn cứ ….. (4)……..

Đề nghị ……..

Trân trọng kính chào./.

GIÁM ĐỐC

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Chú giải:

(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung đề cập của thông báo.

(2) Nơi được thông báo hoặc gửi tới.

(3) Các căn cứ trực tiếp để thông báo (nếu cần).

(4) Nội dung của thông báo.

3.2 Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

Địa chỉ công ty cần chính xác theo quy định của pháp luật, thể hiện thông tin rõ ràng, chính xác và thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp. Khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng, chủ đầu tư sử dụng mẫu công văn thông báo về sự thay đổi địa chỉ văn phòng của mình.

Ví dụ mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

———————

………….., ngày …. tháng …. năm ….

THÔNG BÁO

(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)

Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp đầu tư tỉnh ….. cấp ngày …….

Công ty ……. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch công tác (địa chỉ công ty)………. kể từ ngày …..tháng….năm….như sau:

Địa chỉ cũ: ……………………………………………………………………

Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: …………………………………..

Thời điểm thay đổi địa chỉ: …………………………………………..

Thông báo này, được thông báo cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận: - Đối tác, khách hàng; - Cán bộ công nhân viên; - Lưu văn phòng;

TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC ( Ký tên và đóng dấu)

>> Tải ngay: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

3.3 Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ

Trong trường hợp bên sử dụng dịch vụ vi phạm nghiêm trọng về nghĩa vụ thì bên công ty cung ứng hoặc ngược lại, một trong hai bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ và yêu cầu bên sử dụng dịch vụ bồi thường thiệt hại theo điều khoản hợp đồng đã ký kết.

Ví dụ mẫu thông báo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

….., Ngày …. tháng …. năm ……

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ

Số :………

Kính gửi: Công ty …

Căn cứ hợp đồng dịch vụ số ….. ký ngày …. giữa công ty…. và công ty …

Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2015;

Căn cứ vào việc thực hiện hợp đồng dịch vụ số….ký ngày……

Công ty…thông báo tới Quý công ty về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ:

Lý do chấm dứt :……………………………………

Căn cứ chứng minh :………………………………

Để Quý công ty tiếp nhận và thực hiện.

Trân trọng và mong nhận được sự hợp tác

GIÁM ĐỐC

(Ký và ghi rõ họ tên)

>> Tải ngay: Mẫu biên bản chấm dứt hợp đồng mua bán, dịch vụ

3.4 Mẫu thông báo về việc tuyển dụng

Mẫu công văn thông báo tuyển dụng được sử dụng ở đa dạng lĩnh vực, môi trường kinh doanh, khi các tổ chức về nhu cầu tuyển dụng nhân sự của một công ty. Mẫu thông báo này thường bao gồm thông tin cơ bản về vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc và cách ứng tuyển.

Ví dụ mẫu tham khảo:

TÊN ĐƠN VỊ/CÔNG TY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…. ngày …… tháng …… năm 20…..

THÔNG BÁO

V/v …………………

Do nhu cầu……………………………….., Công ty ………….. thông báo về việc cần tuyển dụng vị trí sau: ………………..

Số lượng: ………. người

Mô tả công việc:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Yêu cầu:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Quyền lợi:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Thời gian làm việc: full-time

Lương: Thỏa thuận

Hồ sơ:

- Thư dự tuyển, CV (Tiếng anh + tiếng việt)

- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh 4×6 (không quá 06 tháng)

- Bản sao giấy khai sinh, các văn bằng, chứng chỉ.

- Giấy khám sức khỏe không quá 06 tháng.

- Chứng minh thư, hộ khẩu photo công chứng.

4. Lưu ý khi viết công văn thông báo

Khi soạn thảo công văn thông báo, luôn đảm bảo các yêu cầu sau:

• Ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, không sử dụng tiếng lóng, các biểu thức không chính thức.
• Thông tin chính xác, rõ ràng để tránh gây hiểu lầm hoặc mơ hồ.
• Trình bày mạch lạc, dễ hiểu theo tuần tự, đi thẳng vào vấn đề chính. Sử dụng câu văn ngắn gọn, dấu câu chính xác để người đọc dễ tiếp nhận thông tin hơn.
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
• Gửi thông báo đúng thời điểm để người nhận nắm thông tin kịp thời, đảm bảo thực thi hiệu quả. Không gửi quá sớm hay quá muộn hoặc gửi vào những ngày lễ tết khiến công văn bị bỏ lỡ.
• Lưu trữ công văn nhằm mục đích pháp lý hoặc hành chính khi cần thiết.

Mẫu thông báo là một công cụ giao tiếp hành chính không thể thiếu, giúp truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc nắm vững quy định về công văn thông báo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Qua đó, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp.