Bạn đang xem bài viết Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Gửi Mail Bằng Mail Merge. được cập nhật mới nhất trên website Uta.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Mail Merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word. Mail Merge được tạo ra để giúp gửi thư một lúc nhiều người, cho phép tạo ra nhiều bản sao cùng một lúc đến gửi đến nhiều email khác nhau.
Mail Merge là gì?
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Hướng dẫn gửi mail bằng Mail Merge
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.
Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:
Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 7: Chọn Next: Write your letter.
Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong các bạn nhấn Cancel để đóng lại.
Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Bước 14: Gửi email bằng cách chọn vào ô Finish & Merge trên thanh công cụ. Sau đó chọn mục Send E-mail Messeger…
Bước 15: Hộp thoại Merge to E-mail hiện ra, bạn điền tiêu đề Email (Subject line) và chọn số lượng đối tượng cần gửi mail. Cuối cùng nhấn OK để gửi mail.
Sang hộp thư Mail Outlook để kiểm tra quá trình gửi mail đã hoàn thành chưa. Lưu ý là bạn nên tắt kể nối Internet của máy tính trước khi gửi, sau khi nhấn gửi mail merge bạn sang Outlook kiểm tra lại lần cuối mail có bị lỗi gì không, nếu không thì bạn bật lại kết nối Internet để quá trình gửi mail được tiến hành.
Copyright by BMPro
HoChiMinh City, 03/11/2020
Submit your review
1
2
3
4
5
Check this box to confirm you are human.
Submit
Cancel
Create your own review
Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Bình Minh
Average rating:
0 reviews
WP Customer Reviews
Powered by
Dùng Mail Merge Trong Outlook 2022 Gửi Mail Hàng Loạt
Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.
: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa
Tình huống thực tế
Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.
Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.
Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Các bước chuẩn bị
Một file word chứa nội dung gửi email
Một file excel chứa thông tin khách hàng
Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường
Ví dụ như sau:
: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail
Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016
Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu
Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings
Chọn Start Mail Merge
Chọn E-Mail Messages
Chọn Select Recipients
Chọn Use an Exiting List
Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng
Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu
Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Tô chọn nội dung muốn thay đổi
Bước 3: Match Fields
Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi
Chọn Preview Results
Bước 5: hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
Thông tin Merge email:
To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
Subject line: tiêu đề thư
Mail format:
plain text: mail ko có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Kiểm tra thành quả
Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi
Đăng nhập Gmail để kiểm tra.
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.
Bài cùng chuyên mục:
Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word
Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất
Mail Merge trong Word
Mail Merge là gì?
Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.
Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.
Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…
Cách sử dụng Mail Merge trong Word
Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:
Nội dung chính của email hoặc giấy mời
File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ
Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo
Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.
Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge
Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.
Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.
Bước 3: Bắt đầu Mail Merge
Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.
Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.
Bước 4: Kiểm tra thông tin
Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.
Bước 5: Email hoặc in file
– Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.
Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.
Hướng Dẫn Chức Năng Mail Merge Trong Excel
Bạn đã học qua cách dùng các hàm và các kỹ thuật phức tạp trong excel, Hôm nay tôi hướng dẫn các bạn cách làm một ứng dụng nho nhỏ nhưng rất hữu ích, đặt biệt nó rất cần thiết đối với các bạn kế toán thường phải làm tem nhãn để dán lên tài sản cố định, hay các bạn nhân viên hành chính nhân sự phải in phiếu lương, thư mời…
Ví dụ tôi có bản danh sách nhân viên nằm ở Sheet2 như sau:
Và trên phiếu lương tôi cần xuất 3 thông tin xuất hiện đó là Mã Nhân Viên, Họ tên nhân viên và Phòng ban.
Theo danh sách bên trên thì mỗi nhân viên ứng với 1 con số ở bên cột No. Như vậy Cách đơn giản nhất là dùng Hàm Vlookup để gọi thông tin của từng nhân viên dựa trên số thứ tự của nó tương ứng. do đó tôi thiết kế một cái nhãn ở một trang tính khác như sau:
A B 1 Số thứ Tự 2 3 Mã Nhân Viên =vlookup(B1,sheet2!A:D,4,0)4 Họ Và Tên =vlookup(B1,sheet2!A:E,5,0)
5 Phòng Ban =vlookup(B1,sheet2!A:F,6,0)
Mỗi khi bạn nhập các số từ 1 cho đến số cuối cùng trong bản danh sách trên thì mọi thông tin của nhân viên đó được gọi ra để bạn tiến hành in.Và lưu ý là số thứ tự trong cột A không được trùng nhau.
Tuy nhiên cách làm như trên thì mỗi lần in chỉ hiện ra thông tin của một nhân viên trên một trang giấy như thế thì mất thời gian và tốn kém khi danh sách nhân viên, hay tài sản dài hàng trăm, hàng ngàn dòng.
Lúc này đòi hỏi ta thiết kết lại trang in sao cho mối lần in là nhiều nhất (tùy theo khổ giấy in đặc biệt là loại giấy có thiết kế và định dạng sẵn có keo dán.
Ở đây tôi in trên nền giấy in sẵn A5 với bốn nhãn nên tôi thiết kế trang in tương ứng như sau:
Cũng theo cách làm trên mỗi khi ta nhập một giá trị tương ứng với số thứ tự trong cột A của sheet2 vào ô D3 thì các nhãn sẽ tự động điền thông tin của 4 nhân viên có số thứ tự liền kề với giá trị của ô D3.
Như vậy thay vì in 1 lần 1 người như ở cách làm thứ 1, lúc này một lần in ta có thể in được 4 người. Nếu khổ giấy của bạn có thể in nhiều hơn thì bạn chỉ việc copy cả ba dòng chứa mã nhân viên, Họ Tên và phòng ban rồi dán xuống bên dưới. hoặc bên phải. Sau đó chỉnh sửa lại giá trị Lookup_value của hàm Vlookup thành D3+4; D3+5 v.v.
Đến đây thì ứng dụng hoàn thành 90% rồi. Sở dĩ như vậy vì nếu bạn làm việc cho công ty lớn, mỗi phòng ban có nhiều người, Nếu in theo thứ tự từ 1~ hết nhân viên trong công ty sau đó mới bọc nhãn ra, sắp xếp lại rồi bàn giao cho từng phòng. Làm như thế này cũng rất mất thời gian phân loại và sắp xếp sau khi in.
Lúc này bạn nghĩ đến việc làm sao để in theo phòng ban để không phải sắp xếp các bản in?
Cách thứ nhất,rất đơn giản đó là bạn chuyển sang Sheet2 chứa danh sách nhân viên, ta thiết lập chức năng Data Filter ở dòng thứ 1 rồi dùng chức năng Sort để sắp sếp cột Phongban theo thứ tự Alphabet, và sau đó đánh số lại cột No (Cột A), Lúc này ta có thể in theo từng phòng ban rồi.
Cách thứ 2:Như bạn thấy ở danh sách nhân viên bên trên tôi có thêm cột P.ban_No được đánh số thứ tự theo số người trong mỗi phòng ban. Đây là điểm mấu chốt của cách 2, Vậy làm sao để đánh số thứ tự theo từng phòng ban? Ta dùng Hàm IF để thực hiện việc đánh số tự động.
Để Hàm Vlookup tìm kiếm chính xác và không bị lỗi thì ta phải thiết lập Data Validation cho cột phòng ban ở danh sách nhân viên (Sheet2) và ô D1 của trang in
Lưu ý lúc này Lookup_Array là vùng từ cột C:F, và công thức hàm bên trên ta có thể lấy vùng tham chiếu từ C:F áp dụng cho tất cả các công thức trên.
Tối ưu thêm kết quả in:
Theo thiết lập trên thì ta đã hoàn chỉnh được chức năng in tự động giống với Merge Mail rồi, tuy nhiên sẽ có vấn đề phát sinh trong quá trình in, ví dụ như trang in bị rách một phần, làm cho chất lượng của một vùng nào đó của kết quả in bị xấu hoặc bị mất, lúc này ta muốn in lại một nhân viên bất kỳ mà không phải dò tìm nhân viên đó ở vị trí nào trong danh sách.
Giả sử như cột A đã được đánh số theo thứ tự từ 1 ở dòng số 2 thì, ta sẽ định vị được vị trí của nhân viên là kết quả của Hàm Match trừ đi 1 đơn vị. từ đó ta dùng hàm Vlookup để trả về số thứ tự của nó trong mỗi phòng ban, nó thuộc phòng ban nào.
Ta đặt công thức ở cột C2 như sau: =Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:B,2,0)&” “&Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:F,6,0)
lúc này mỗi khi nhập mã nhân viên vào ô D2 thì C2 sẽ hiện ra vị trí của nhân viên đó ở phòng ban nào. Căn cứ vào đó ta sẽ nhập lại tùy chọn ở ô D1 và D3 và in lấy kết quả.
Thêm một ý tưởng nữa là chúng ta sẽ dự báo số lần in cho mỗi một phòng ban và số lần in còn lại để giúp ta chuẩn bị giấy in tốt hơn.
Dự báo số trang in (ô D4) : Ta dùng Hàm CountIF để đếm số nhân viên căn cứ vào giá trị của ô D4 (Phòng ban) sau đó chia số nhân viên trong mỗi lần inC4=countif(sheet2!D:D,Sheet1!D1)D4=C4/ 4
Dự báo số trang in còn lại (ô D5) ta dùng Hàm And để kết hợp với Hàm IF để xuất ra các hướng dẫn cho người in.
Cập nhật thông tin chi tiết về Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Gửi Mail Bằng Mail Merge. trên website Uta.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!